La posición:

El asistente personal brinda apoyo administrativo, de secretaría y de comunicaciones de alto nivel, como informe directo del Representante en el País.

Como apoyo administrativo clave del Representante Nacional, será responsable de mantener la confidencialidad absoluta, cumplir con el protocolo, gestionar el flujo de información y cumplir con los plazos y compromisos. También brindará apoyo logístico, apoyará las comunicaciones y coordinará los servicios de secretaría.

Reportarás al Representante Nacional.

Cómo puedes marcar la diferencia:

El Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA) es la principal agencia de la ONU para lograr un mundo donde cada embarazo sea deseado, cada parto sea seguro y cada joven alcance su potencial. El plan estratégico del UNFPA (2022-2025) reafirma la relevancia de su dirección estratégica actual y se centra en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas prevenibles; eliminar la necesidad insatisfecha de planificación familiar; y poner fin a la violencia de género y las prácticas nocivas. Estos resultados reflejan nuestros compromisos estratégicos para acelerar el progreso hacia la consecución de la CIPD y los ODS en el Decenio de Acción que culmina en 2030. Nuestro plan estratégico insta a los Estados Miembros de la ONU, las organizaciones y las personas a "reconstruir mejor", al tiempo que abordamos los impactos negativos de la pandemia de COVID-19 en el acceso de las mujeres y las niñas a la salud sexual y reproductiva y los derechos reproductivos, recuperamos los logros perdidos y alcanzamos nuestros objetivos.

En un mundo donde los derechos humanos fundamentales están en peligro, necesitamos personal con principios y ética, que encarne estas normas y estándares internacionales y que los defienda con valentía y plena convicción.

El UNFPA busca candidatos que transformen, inspiren y produzcan resultados de alto impacto y sostenidos; necesitamos personal que sea transparente, excepcional en la forma en que gestiona los recursos que se les confían y que se comprometa a ofrecer excelencia en los resultados del programa.

 Propósito del trabajo:

Como apoyo administrativo clave del Representante Nacional, será responsable de mantener la confidencialidad absoluta, cumplir con el protocolo, gestionar el flujo de información y cumplir con los plazos y compromisos. También facilitará el desarrollo y la gestión del conocimiento; brindará apoyo logístico; apoyará las comunicaciones; y coordinará los servicios de secretaría.

Usted sería responsable de:

Garantizar una comunicación óptima entre el Representante y el personal de la Oficina de Coordinación, así como con sus homólogos externos. En consulta con el resto del personal de la Oficina de Coordinación, responder a las solicitudes de información de forma oportuna y discreta.

Operacional

• Establecer, actualizar y mantener la agenda del Representante Nacional:
  
     1. Dar seguimiento a citas, eventos y asignaciones.
  
     2. Concertar citas.
• Asistir al Representante Nacional en la difusión de materiales e información entre el personal y socios sobre: ​​boletines, invitaciones a eventos especiales, eventos y actividades relacionados con el mandato del UNFPA.
• Acompañar al Representante Nacional a eventos de oratoria pública asegurando la cobertura mediática y la entrega de información escrita.
• Preparar material informativo sobre diferentes temas (por ejemplo incidencia).
• Recopilar información con CO de diferentes áreas.
• Identificar y apoyar la cobertura de las necesidades de comunicación interna.
• Preparar material de comunicación para mantener al personal bien informado.
• Realizar los arreglos de viaje y todos los trámites pertinentes para el Representante Nacional.
• Procesar solicitud de viaje en el módulo de viajes.
• Realizar y filtrar llamadas telefónicas para el Representante Nacional.
• Revisar y corregir la correspondencia saliente preparada para la firma del Representante Nacional.
• Borradores de rutina y otra correspondencia solicitada para firma por el Representante Nacional.
• Traducir comunicaciones informales.
• Registrar la correspondencia entrante, física y electrónica.
• Examinar, revisar y priorizar la correspondencia entrante, física y electrónica.
• Realizar tareas de secretaría:
  
     1. Preparar y enviar cartas y correos electrónicos oficiales.
  
     2. Preparar diversos materiales y presentaciones.
  
     3. Coordinar reuniones de personal.
  
     4. Tomar notas de las reuniones.
  
     5. Dar seguimiento al personal sobre las fechas límite de las tareas.
• Supervisar y coordinar las actividades del conductor.
• Asegúrese de que las necesidades de transporte del Representante Nacional estén adecuadamente cubiertas.
• Realizar actividades similares y relacionadas según se requiera.
  
   

Cualificaciones y experiencia: 

Educación:  

Requisitos de educación

Licenciatura - 2 años de experiencia O Certificado de escuela secundaria - 5 años de experiencia - Administración de empresas, Relaciones Internacionales o cualquier otra ciencia social



Conocimientos y experiencia: 

• Experiencia en administración.
• Es deseable tener experiencia trabajando con aplicaciones basadas en ERP (planificación de recursos empresariales).
• Fuertes habilidades interpersonales y organizativas.
• Competencia en aplicaciones de software de oficina actuales y sistemas financieros de TI corporativos.
• Buenas habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Responsabilidad y Confiabilidad
• Fluidez en español e inglés oral y escrito.
• Habilidades organizativas
• Conocimientos informáticos avanzados, incluido conocimiento del paquete Microsoft Office y aplicaciones de Google.
• Conocimiento y experiencia en el manejo de herramientas de planificación y seguimiento.
• Atención al detalle. Capacidad de seguimiento.
• Habilidades de comunicación oral y escrita
• Buena gestión de conflictos y autogestión
• Confidencialidad
• Adaptabilidad a diferentes situaciones
• Buen sentido del ritmo
• Trabajo en equipo Capacidad de realizar múltiples tareas al mismo tiempo

Idiomas: Se requiere fluidez en inglés y español.

Competencias requeridas: 

Valores:

Ejemplificando la integridad, 

Demostrando compromiso con el UNFPA y el sistema de las Naciones Unidas, 

Abrazando la diversidad cultural, 

Abrazando el cambio

 Competencias básicas: 

• Logrando resultados,
• Ser responsable,
• Desarrollar y aplicar experiencia profesional/perspicacia empresarial,
• Pensar analítica y estratégicamente,
• Trabajar en equipo/gestionarnos a nosotros mismos y nuestras relaciones,
• Comunicar para generar impacto 

Competencias funcionales:

• Proporcionar apoyo logístico
• Gestión de datos
• Gestión de documentos, correspondencia e informes
• Gestión de la información y el flujo de trabajo
• Planificación, organización y multitarea

Este puesto ofrece un paquete de remuneración atractivo que incluye un salario neto competitivo más seguro médico y otros beneficios según corresponda.