Asistente personal del representante nacional

La posición:

La persona asistente personal (PA) brinda apoyo crítico de alto nivel, administrativo, de secretaría y de comunicaciones, como reporte directo del representante de país. 

Como apoyo administrativo clave del representante nacional, usted será responsable de mantener la total confidencialidad, respetar el protocolo, gestionar el flujo de información y dar seguimiento a los plazos y compromisos. También brindarás apoyo logístico; comunicaciones de apoyo; y coordinar los servicios de secretaría.
 

Reportarás al representante nacional.
 

¿Cómo puedes marcar la diferencia?

El UNFPA es la principal agencia de las Naciones Unidas para lograr un mundo en el que cada embarazo sea deseado, cada parto sea seguro y el potencial de cada joven se realice. El plan estratégico del UNFPA (2022-2025) reafirma la relevancia de la dirección estratégica actual del UNFPA y se centra en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas evitables; poner fin a la necesidad insatisfecha de planificación familiar; y poner fin a la violencia de género y las prácticas nocivas. Estos resultados reflejan nuestros compromisos estratégicos para acelerar el progreso hacia la realización de la CIPD y los ODS en la Década de Acción hasta 2030. Nuestro plan estratégico insta a los Estados miembros, las organizaciones y las personas de las Naciones Unidas a “construir mejor hacia adelante”, al tiempo que abordan los impactos negativos de la pandemia de Covid-19 en el acceso de las mujeres y las niñas a la salud sexual y reproductiva y a los derechos reproductivos, recuperar los logros perdidos y alcanzar nuestros objetivos.

En un mundo donde los derechos humanos fundamentales están en riesgo, necesitamos personal ético y con principios, que encarne estas normas y estándares internacionales y que los defienda con valentía y con plena convicción.

El UNFPA busca candidatos que transformen, inspiren y brinden resultados sostenidos y de alto impacto; Necesitamos personal que sea transparente, excepcional en la forma en que gestiona los recursos que se le confían y que se comprometa a ofrecer excelencia en los resultados del programa.

Propuesta de trabajo:

Como apoyo administrativo clave del Representante Nacional, usted será responsable de mantener la total confidencialidad, respetar el protocolo, gestionar el flujo de información y dar seguimiento a los plazos y compromisos. También facilitarás la construcción y gestión del conocimiento; brindar apoyo logístico; comunicaciones de apoyo; y coordinar los servicios de secretaría.
 

Serías responsable de:

• Asegurar flujos de comunicación óptimos entre el Representante y el personal del CO, así como con las contrapartes externas. En consulta con otro personal de CO, respondiendo a las solicitudes de información, de manera oportuna y discreta.

Operacional

• Establecer, actualizar y mantener la agenda del representante nacional. 
  
  1. Seguimiento de citas, eventos y asignaciones.
  2. Concertar citas.
• Asistir al Representante Nacional en la difusión de materiales e información entre el personal y socios sobre: ​​boletines, invitaciones a eventos especiales, eventos y actividades relacionadas con el mandato del UNFPA.
• Acompañar al Representante Nacional a eventos de oratoria asegurando la cobertura de los medios y la entrega de información escrita.
• Preparar material informativo sobre diferentes temas (por ejemplo, incidencia).
• Recopilar información con CO de diferentes áreas.
• Identificar y apoyar la cobertura de las necesidades de comunicación interna. 
• Elaborar material de comunicación para mantener bien informado al personal.
• Realizar los arreglos de viaje y todos los trámites pertinentes para el Representante Nacional.
• Crear órdenes de compra de viajes y material de oficina en Quantum System. 
  
  1. Actuar como respaldo de Quantum en caso de ausencia del Asociado Financiero para los pagos permitidos. 
• Realizar y filtrar llamadas telefónicas del Representante Nacional.
• Revisar y corregir la correspondencia saliente preparada para la firma del Representante Nacional.
• Redactar correspondencia de rutina y otra correspondencia solicitada para la firma del Representante Nacional.
  
  1. Traducir comunicaciones informales.
• Registrar la correspondencia entrante, física y electrónica.
• Examinar, revisar y priorizar la correspondencia entrante, física y electrónica.
• Realizar actividades de secretaría.
  
  1. Elaborar y enviar cartas oficiales y correos electrónicos.
  2. Elaborar diversos materiales y presentaciones.
  3. Coordinar reuniones de personal.
  4. Toma notas de la reunión.
  5. Seguimiento al personal sobre los plazos de las asignaciones.
• Supervisar y coordinar las actividades de los conductores del representante nacional.
• Asegurarse de que las necesidades de transporte del Representante Nacional estén debidamente cubiertas.
• Realizar actividades similares y relacionadas según sea necesario.

Calificaciones y experiencia: 

Educación:  

Licenciatura en Administración de Empresas, Relaciones Internacionales o cualquier otra Ciencia Social. 
 

Conocimientos y experiencia: 

• Cinco años de experiencia relevante en administración.
• Es deseable tener experiencia trabajando con aplicaciones basadas en ERP (planificación de recursos empresariales).
  Fuertes habilidades interpersonales y organizativas.
• Competencia en aplicaciones de software de oficina actuales y sistemas financieros de TI corporativos.
• Buenas habilidades en comunicación oral y escrita
• Responsabilidad y Confiabilidad
• Fluidez en español e inglés oral y escrito. 
• Habilidades organizativas
• Habilidades informáticas avanzadas, incluido el conocimiento del paquete Microsoft Office y las aplicaciones de Google.
• Conocimiento y experiencia en el manejo de herramientas de planificación y seguimiento.
• Atención a los detalles. Capacidad de seguimiento 
• Habilidades de comunicación oral y escrita.
• Buen manejo de conflictos y autogestión.
• Confidencialidad
• Adaptabilidad a diferentes situaciones.
• Buen sentido del tiempo
• Trabajo en equipo Capacidad de realizar múltiples tareas al mismo tiempo.
   

Idiomas: 

Se requiere fluidez en inglés y español.

Aviso especial 

Este puesto está sujeto a la contratación local y el empleo de personal es necesario para garantizar los más altos estándares de eficiencia, competencia e integridad, teniendo debidamente en cuenta la diversidad geográfica. Todas las decisiones laborales se toman sobre la base de las calificaciones y las necesidades organizativas. Las Naciones Unidas están comprometidas a crear un entorno diverso e inclusivo de respeto mutuo. Las Naciones Unidas reclutan y emplean personal independientemente de su identidad de género, orientación sexual, raza, origen religioso, cultural y étnico o discapacidad. 

Competencias requeridas: 

Valores:

• Ejemplificando la integridad, 
• Demostrar compromiso con el UNFPA y el sistema de las Naciones Unidas, 
• Abrazando la diversidad cultural, 
• Abrazando el cambio

 Competencias básicas: 

• Lograr resultados,
• Ser responsable,
• Desarrollar y aplicar experiencia profesional/visión comercial,
• Pensando analítica y estratégicamente,
• Trabajar en equipos/gestionarnos a nosotros mismos y nuestras relaciones,
• Comunicarse para generar impacto 

Compentencias funcionales:

• Proporcionar apoyo logístico
• Gestión de datos
• Gestión de documentos, correspondencia e informes.
• Gestión de la información y el flujo de trabajo.
• Planificar, organizar y realizar múltiples tareas

Competencias gerenciales (si aplica):

• Proporcionando un enfoque estratégico,
• Involucrar a socios y partes interesadas internas y externas,
• Liderar, desarrollar y empoderar a las personas, creando una cultura de desempeño.
• Tomar decisiones y ejercer el juicio.

Compensación y beneficios:

Este puesto ofrece un paquete de remuneración atractivo que incluye un salario neto competitivo más seguro médico y otros beneficios según corresponda.

Ambiente de trabajo del UNFPA:

El UNFPA proporciona un entorno de trabajo que refleja los valores de igualdad de género, diversidad, integridad y equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal. Estamos comprometidos a garantizar la paridad de género en la organización y, por lo tanto, animamos a las mujeres a postularse. Se recomienda encarecidamente que presenten su solicitud las personas de la comunidad LGBTQIA+, grupos étnicos minoritarios, poblaciones indígenas, personas con discapacidades y otros grupos subrepresentados. El UNFPA promueve la igualdad de oportunidades en términos de nombramiento, capacitación, compensación y selección para todos, independientemente de las características personales y las dimensiones de la diversidad. La diversidad, la equidad y la inclusión están en el centro de la fuerza laboral del UNFPA; haga clic aquí  para obtener más información.

Descargo de responsabilidad:

La selección y el nombramiento pueden estar sujetos a verificaciones de antecedentes y referencias, autorización médica, emisión de visas y otros requisitos administrativos. 

El UNFPA no cobra ninguna tarifa de solicitud, procesamiento, capacitación, entrevista, prueba u otra tarifa en relación con la solicitud o el proceso de reclutamiento y no se preocupa por la información sobre las cuentas bancarias de los solicitantes. 

Los solicitantes de cargos en las categorías Profesional internacional y superiores, que tengan la condición de residente permanente en un país distinto de su país de nacionalidad, podrán verse obligados a renunciar a dicha condición en el momento de su nombramiento.

Aplica aquí